GENERELLE VILKÅR - CIRCLE K FIRMAKORT, TRUCKKORT OG CIRCLE K EUROPE CARD
1 DEFINISJONER
Med «Utsteder» menes Circle K Norge AS.
Med «Kortholder» menes den fysiske personen som til enhver tid benytter kortet.
Med «Søkeren»/ «Kunden» menes det selskapet kortet er utstedt til.
2 SØKNAD. KUNDEKONTROLL OG KREDITTVURDERING. AVTALEINNGÅELSE
Betalingskort blir utstedt etter søknad. Søkeren gir Utsteder tillatelse til å innhente opplysninger som er nødvendig for å behandle søknaden. Søkeren er kjent med at Utsteder gjennomfører kundekontroll og kredittvurdering, herunder søk i relevante databaser. Dersom søknaden avslås på grunnlag av automatisert behandling, vil Søkeren få varsel om avslaget og opplysninger om databasene og resultatet av søket.
Utsteder kan til enhver tid be Søkeren fremlegge ytterligere opplysninger. Fremlegging av korrekte, fullstendige og nødvendige opplysninger, samt dokumentasjon, er en forutsetning for å vurdere om Søkeren skal gis et tilbud. Dersom Søkeren tilbakeholder, forfalsker eller gir uriktig informasjon har Utsteder rett til å avslå søknaden, eller heve avtalen dersom den er inngått.
Kundeforholdet anses etablert når Utsteder har godkjent søknaden og utstedt kortet. Senest ved mottak av kort plikter Kunden og Kortholder å lese disse betingelsene nøye og å sette seg grundig inn i kortets bruksmåte.
3 OPPLYSNINGER OM BETALINGSKORTET. SIKKERHET.
3.1 Om betalingskortet
Kortholder vil motta betalingskortet samt nødvendig dokumentasjon på oppgitt adresse. Kortholder skal ved mottak umiddelbart underskrive betalingskortets signaturfelt. Betalingskortet benyttes sammen med PIN-koden eller den personlige sikkerhetsanordningen.
Betalingskortet er Utsteders eiendom. Ved opphør av avtaleforholdet skal betalingskortet makuleres og Kunden skal sperre kortet i kundeportalen (https://www.circlek.no/bedrift/kundeportal-kort). Kortet er utstedt til Kunden og kan ikke overdras til andre.
Tilleggskort utstedes og knyttes til den samme kontoen. Tilleggskortet innebærer at Kunden gir andre rett til å disponere over kontoen ved bruk av tilleggskortet. Kunden er fullt ut ansvarlig for alle transaksjoner ved bruk av tilleggskortet.
3.2 Vern om kort og kode. Varsel ved tap.
Betalingskortet skal benyttes i samsvar med vilkårene for utstedelse og bruk.
Betalingskortet, PIN-kode og andre personlige sikkerhetsanordninger er strengt personlige, og skal ikke overleveres til andre. Kunden og Kortholder skal ta alle rimelige forholdsregler for å beskytte betalingskortet, PIN-kode, personlige sikkerhetsanordninger samt annen personlig sikkerhetsinformasjon. PIN-koden skal umiddelbart læres og makuleres. Dersom PIN-koden likevel skrives ned, skal den under enhver omstendighet holdes atskilt fra kortet på en slik måte at uvedkommende ikke har adgang til å tilegne seg både kort og PIN-kode. Det samme gjelder andre personlige sikkerhetsanordninger. Oppbevaring av kort og PIN-kode sammen, vil bli betraktet som grov uaktsomhet.
Blir Kunden eller Kortholder oppmerksom på tap, tyveri, uberettiget tilegnelse av betalingskortet, PIN-koden eller personlig sikkerhetsanordning eller situasjoner hvor det er grunn til å tro at kortet kan ha blitt kopiert, skal Kunden eller Kortholder uten ugrunnet opphold varsle Utsteder. Varsel gis på døgnåpen telefon 22 96 24 00 eller via nettsiden www.circlek.no/bedrift/kundeservice. Når slikt varsel er gitt vil Utsteder straks hindre videre bruk av betalingskortet, samt bekrefte at varsel er mottatt. Sperring av kort gjøres vederlagsfritt. Dersom melding om tap er gitt og kortet blir funnet, skal det klippes i to.
Ved tap eller misbruk av kort går risikoen for misbruk over til Utsteder fra det tidspunkt melding av tap eller misbruk er mottatt av Utsteder. Kunden er likevel ansvarlig for tap dersom: (a) Kunden/Kortholder forsettlig eller grovt uaktsomt har muliggjort andres misbruk av kort eller, (b) Kunden/Kortholder har unnlatt å underrette Utsteder innen rimelig tid. Kunden kan da bli avkrevd full erstatning.
3.3 Sikkerhetsstillelse
Vurdering om krav til å stille sikkerhet i kundeforholdet (garanti) skjer løpende og vurderes i henhold til Utsteders til enhver tid gjeldende standardkrav og prosedyrer. Utsteder forbeholder seg retten til å kreve sikkerhet fra Kunden i de tilfeller Kunden kredittverdighet ikke lenger tilfredsstiller Utsteders standardkrav. Dersom krav om sikkerhet ikke opp fylles, forbeholder Utsteder seg retten til å si opp avtalen med øyeblikkelig virkning.
3.4 Bruk av kortet. Samtykke til betalingstransaksjoner.
Betalingskortet kan benyttes i betalingsterminaler hos Circle K-stasjoner og hos utvalgte tredjeparter. Betalingskortet kan benyttes ved betaling for varer og tjenester, til refusjon av strømkostnader ved lading på hjemmeladere samt til andre bruksområder som er nærmere angitt for hvert enkelt kort.
Utsteder forbeholder seg retten til å sette og endre kjøpsbegrensningene per kort. Ved forespørsel fra Kunden/Kortholder plikter Utsteder å opplyse om hvilken kjøpsbegrensning som gjelder på det enkelte kort.
Kunden samtykker til betalingstransaksjoner ved bruk av betalingskortet som anvist på terminalen. Betaling skjer når Kortholder har samtykket til betalingstransaksjonen og transaksjonen er akseptert av systemet. Betalingsoppdraget anses da mottatt, og Kundens konto belastes straks. Det er ikke mulig å tilbakekalle betalingstransaksjoner etter at Kortholder har samtykket.
Utsteder skal sørge for at beløpet godskrives brukerstedets betalingstjenesteyter innen samme virkedag dersom betaling skjer med NOK i Norge. Ved andre typer betalinger gjelder egne frister avhengig av valuta og i hvilket land betaling skjer.
Det kan gjennomføres forhåndsreservasjon av et bestemt beløp etter særskilt aksept fra Kunden/Kortholder. Forhåndsreservasjonen fjernes når kjøpsbeløpet er belastet. Det kan gjennomføres etterbelastning for visse særlige krav som oppstår ifm. billeie eller lignende dersom Kunden/Kortholder på forhånd godkjenner dette. Dersom Kunden/Kortholder ikke vedkjenner seg en forhåndsreservasjon eller etterbelastning kan Utsteder kontaktes.
Dersom betalingskortet er registrert for refusjon av strømkostnader ved lading på hjemmeladere («Strømrefusjonsordningen»), samtykker Kunden til at Circle K refunderer Kortholder strømkostnadene når Kortholder har startet og stoppet en lading på den registrerte hjemmeladeren med betalingskortet.
3.5 Begrensninger på bruk av betalingskortet
Kredittgrense. Utsteder fastsetter etter eget skjønn en maksimal kredittgrense etter søknad fra Kunden. Kredittgrensen angir det høyeste beløpet som kan være utestående til enhver tid.
Andre belastningsgrenser. Utsteder kan fastsette særskilte beløpsgrenser og andre belastningsgrenser, herunder grenser for når betalingskortet kan benyttes uten PIN-kode eller annen personlig sikkerhetsanordning.
Spill og veddemål. Kortet skal ikke benyttes til betaling av innsats for deltagelse i spill, veddemål, lotteri eller annen form for gambling (verken i butikk eller på internett). Bruk av betalingskortet i strid med denne bestemmelsen anses som vesentlig mislighold som gir Utsteder hevingsrett.
Bruk i utlandet. Vekslingskurs. Reglene for bruk av kortet i Danmark og Sverige kan være ulike de norske. Ved kjøp utenfor Norge er Circle K International Card Center AB selger av varer og tjenester. Det er Kundens/Kortholders ansvar å orientere seg om disse reglene før bruk på stasjoner utenfor Norge. Ved bruk av kortet i Danmark og Sverige, gjelder Norges Banks valutabestemmelser. Når kortet benyttes utenfor Norge, blir beløpet i brukerlandets valuta omregnet til norske kroner på avregningsdagen i utlandet. Det vil som oftest være et tidsintervall mellom avregningsdagene. Omregningskursen er dagens kurs pluss et kurspåslag. Svingninger i valutakursene kan føre til gevinst eller tap sammenlignet med direkte omregning fra originalvaluta til norske kroner. Gevinst eller tap i denne forbindelse faller på kortholder. Om endringer i vekslingskurs, se punkt 7.1.
Kortholders ansvar. Kunden/Kortholder er ansvarlig for og skal kun benytte betalingskortet innenfor angitte kreditts- og belastningsgrenser.
4 OPPLYSNINGER OM KREDITTEN. FAKTURA. TILBAKEBETALING. STRØMREFUSJON.
4.1 Om kreditten.
Avtalen innebærer at det ytes rentefri fakturakreditt. Kreditten benyttes ved å bruke betalingskortet som angitt i punkt 3. Kreditten kan kun benyttes på de vilkår og med de begrensninger som følger av avtalen, se særlig punkt 3.5 over.
Tilgjengelig kredittbeløp fastsettes av Utsteder etter søknad. Kredittbeløpet kan endres i samsvar med punkt 7.3.
4.2 Faktura og tilbakebetaling.
Ved kjøp av varer på Circle K-stasjoner vil stasjonene utstede en utleveringsseddel som er grunnlag for månedlig fakturering. Nye fakturaer og fakturahistorikk er å finne i Utsteders selvbetjeningsportal. Ved papirfaktura påløper gebyr på kr. 45. Etterbestilling av fakturakopi belastes etter gjeldende satser. Tidspunkt for fakturering og forfall, samt forsendelsesmåte avgjøres til enhver tid av Utsteder.
Refunderte strømkostnader ved bruk av betalingskortet på hjemmeladere og avgift for Strømrefusjonsordningen, beregnes for hvert enkelt betalingskort og inkluderes i samlefakturaen for kortet.
Fakturering av kjøp i utlandet med Circle K Europe card gjøres av Circle K International Card Center AB. Kunder/Kortholdere som har Circle K Europe card mottar månedlig faktura for hvert land det er handlet i ved kjøp utenfor Norge fra Circle K International Card Center AB. Faktura(ene) benyttes ved søknad om refusjon av merverdiavgift. Bompenge- og fergetjenester faktureres av Circle K International Card Center AB.
Hele det utestående beløpet skal tilbakebetales hver måned. Forfallsdato og beløp vil fremgå av fakturaen. Det er ingen mulighet til å utsette betaling utover forfallsdato angitt på faktura. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente og andre gebyrer.
Hvis en faktura ikke betales innen 14 dager etter forfall, anses avtalen for vesentlig misligholdt og kortet vil bli sperret. Hele Utsteders krav – også nyere fakturaer – anses forfalt til betaling. Ved fortsatt unnlatt betaling vil kravet i sin helhet oversendes til inkasso.
4.3 Refusjon av strømkostnader til Kortholder
Kortholdere som har benyttet betalingskortet til lading på hjemmeladere i overenstemmelse med Strømrefusjonsordningen, vil månedlig motta refusjon for strømkostnadene på oppgitt bankkonto, med mindre samlede strømkostnader er under 5 NOK eller over 12.500 NOK.
4.4 Ansvarsbegrensninger
Circle K er avhengig av tredjeparts programvare- og utstyrsleverandører for å drifte refusjonsløsningen. I svært sjeldne tilfeller kan systemfeil fra slike tredjepartsleverandører innebære at ladedata kan bli tapt. Circle K er ikke ansvar for tap som Kunden eller Korthaver blir utsatt for dersom slike ladedata skulle bli tapt. Refusjon må i slike tilfeller eventuelt gjennomføres direkte mellom Kortholder og Kunden.
5 PRIS OG KOSTNADER.
Det er ingen års- eller transaksjonsgebyrer knyttet til kortet. En oversikt over samtlige kostnader knyttet til betalingskortfunksjonen og kredittkortfunksjonen er tilgjengelig på Utsteders nettside www.circlek.no/bedrift/bedriftskort.
6 ANSVAR OG REKLAMASJONER.
6.1 Ansvar. Rett til tilbakebetaling.
Kundens ansvar. Kunden er ansvarlig for alle betalingskrav som oppstår i forbindelse med bruk av kort utstedt til selskapet, herunder tap som skyldes Kundens og andres urettmessige bruk av kortet. Kortholder selv er dog solidarisk ansvarlig med Kunden for forbruk av privat art, eller dersom: (a) kortet er benyttet på et tidspunkt hvor Kortholder visste – eller burde vite at det var fare for at selskapet ikke ville være i stand til å betale den derved stiftende gjeld, eller (b) Kortholder er medlem av Kundens ledelse eller styrende organer, eller er medeier i Kunden.
Retting. Kunden/Kortholder kan kreve at Utsteder retter en ikke godkjent eller feil gjennomført betalingstransaksjon, forutsatt at Kunden/Kortholder har varslet Utsteder uten ugrunnet opphold etter at Kunden/Kortholder ble oppmerksom på eventuelt tap, tyveri eller uberettiget bruk eller tilegnelse av et betalingsinstrument eller uberettiget kontotilgang.
Ansvar ved tap av kort. Ved tap eller misbruk av kort går risikoen for misbruk over til Utsteder fra det tidspunkt melding av tap eller misbruk er mottatt av Utsteder. Kunden er likevel ansvarlig for tap dersom:
(a) Kunden/Kortholder forsettlig eller grovt uaktsomt har muliggjort andres misbruk av kort eller,
(b) Kunden/Kortholder har unnlatt å underrette Utsteder innen rimelig tid. Kunden kan da bli avkrevd full erstatning.
Ansvar ved feil gjennomførte betalingstransaksjoner. Utsteder er ansvarlig for korrekt gjennomføring av betalingstransaksjon iverksatt direkte av Kortholder.
6.2 Reklamasjon og tilbakeføring
Dersom Kunden/Kortholder bestrider å ha ansvar for en ikke godkjent eller feil gjennomført betalingstransaksjon etter punkt 6.1, kan Kortholder kreve tilbakeført beløpet og erstattet rentetap fra belastningstidspunktet.
Dette gjelder likevel bare dersom Kunden/Kortholder fremsetter krav om tilbakeføring uten ugrunnet opphold etter at Kunden/Kortholder ble oppmerksom på at transaksjonen kan kreves rettet, og senest 2 måneder etter belastningstidspunktet. Kunden/Kortholder skal ved mottak av faktura og andre transaksjonsoversikter kontrollere at alle transaksjoner er godkjent av Kortholder og korrekt gjennomført.
Plikten til tilbakeføring gjelder ikke dersom Utsteder har rimelig grunn til mistanke om svik og anlegger søksmål innen fire uker fra skriftlig innsigelse ble mottatt fra Kunden/Kortholder. Plikten gjelder heller ikke feilregistreringer på brukerstedet som Kortholder selv burde oppdaget ved bruk av betalingskortet i forbindelse med betalingen.
Utsteder kan kreve skriftlige og muntlige redegjørelser fra Kortholder knyttet til enhver tapssituasjon, og kan også kreve at straffbare forhold anmeldes til politiet.
6.3 Teknisk svikt
Utsteder er ikke ansvarlig dersom betalingskortet ikke kan benyttes som følge av stans eller svikt i tekniske systemer eller andre forhold som Utsteder ikke har kontroll over eller er ansvarlig for.
6.4 Kjøpsrettslige innsigelser
Ved kjøp på Circle K-stasjoner skal reklamasjoner rettes til den enkelte stasjon. Fører ikke dette frem, kan reklamasjonen rettes til Utsteder. Ved kjøp varer og tjenester i utlandet med Circle K Europe card, skal reklamasjoner rettes til Circle K International Card Center AB. Reklamasjoner på fergebilletter og bombrikker skal skje til Circle K kundesenter. Utsteders ansvar er begrenset til kredittbeløpet som Kortholder har mottatt i anledning kjøpet.
7 ENDRINGER
7.1 Endringer av avtalen
Utsteder har rett til å endre eller innføre gebyrer for kort og/eller tilleggstjenester. Utsteder kan endre disse betingelsene med 1 måneds varsel. Endring av avtalevilkårene kan skje uten signatur fra Kunden.
Utsteder kan straks og uten varsel gjennomføre endringer i vekslingskurs. Endringer i vekslingskursene for utenlandske transaksjoner på kort bygger på valutakurser som publiseres på https://www.oenb.at/en/Statistics/Standardized-Tables/interest-rates-and-exchange-rates/Exchange-Rates.html. Endringer i vekslingskursene for bombrikker bygger på valutakurser som publiseres på https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/index.en.html. I tillegg kommer et påslag som fremgår av prislisten som er tilgjengelig på Utsteders nettside: www.circlek.no/bedrift/bedriftskort.
7.2 Endringer hos Kunden og Kortholder
Kunden og Kortholder plikter skriftlig å melde adresseforandring eller annen endring som påvirker forholdet mellom Kunden og Utsteder. For Kortholder gjelder dette kun dersom betalingskortet er angitt å kunne benyttes til strømrefusjon.
7.3 Justering av kredittgrense
Utsteder kan i samsvar med punkt 7.1 over, nedjustere ubenyttede kredittrammer dersom det foreligger saklig grunn, herunder ved endringer i myndighetsbestemte krav. Kortholderen kan søke om justering av kredittgrense ved å kontakte Utsteder.
8 AVTALENS VARIGHET. OPPSIGELSE, SPERRING, HEVING OG AVVIKLING AV AVTALEFORHOLD.
8.1 Varighet. Betalingskortets gyldighetsperiode.
Avtalen gjelder inntil videre. Hvert enkelt betalingskort utstedes for en gyldighetsperiode som er påstemplet betalingskortet. Kortholder vil automatisk få tilsendt et nytt kort før utløpet av gyldighetsperioden.
8.2 Kortholders oppsigelse og heving av avtalen.
Dersom ikke annet er avtalt, kan Kunden til enhver tid si opp avtalen med 1 måneds varsel. Ved oppsigelse skal Kunden umiddelbart etter det tidspunkt oppsigelsen gjelder fra, betale skyldig beløp inklusive eventuelle renter og gebyrer.
Kunden kan for øvrig heve avtalen dersom Utsteder vesentlig misligholder avtalen. Ved heving skal Kunden umiddelbart betale tilbake skyldig beløp.
Kunden skal gi melding til Utsteder om misligholdet (reklamasjon) uten ugrunnet opphold etter at Kunden/Kortholder ble oppmerksom på forholdet, og senest innen en måned etter at Kunden/Kortholder oppdaget misligholdet. Er reklamasjon ikke inngitt innen fristen, taper Kunden sin rett til å gjøre krav gjeldende.
8.3 Utsteders oppsigelse og heving av avtalen.
Utsteder kan si opp avtalen med 1 måneds skriftlig varsel dersom det foreligger saklig grunn. Oppsigelse kan skje umiddelbart dersom Kunden/Kortholder med hensikt har brukt kontoen til ulovlige formål eller har gitt uriktige opplysninger for å få betalingskortet dersom korrekte opplysninger ville ført til avslag fra Utsteder. Oppsigelse skal begrunnes.
Utsteder kan heve avtalen ved Kundens/Kortholders vesentlige mislighold, eller dersom det følger av lov at Utsteder har rett til å heve avtalen. Utsteders krav om heving vil gis skriftlig, og opplyse om hvilke forhold det bygger på og hvilke krav Utsteder gjør gjeldende.
Ved oppsigelse eller heving skal Kunden umiddelbart betale tilbake skyldig beløp, inklusive eventuelle renter og gebyrer.
8.4 Utsteders sperring av kort og kredittmulighet
Utsteder kan sperre betalingskortet og kredittmuligheten dersom det foreligger objektivt begrunnede hensyn som gjelder betalingsinstrumentets sikkerhet eller mistanke om ikke godkjent eller svikaktig bruk, dersom det foreligger vesentlig forhøyet risiko for at Kunden ikke kan oppfylle sin betalingsforpliktelse eller dersom det foreligger objektivt begrunnede hensyn som tilsier at kredittmuligheten sperres. Varsel om sperring og grunnlaget for det vil om mulig gis før sperringen, eventuelt umiddelbart etter sperringen.
8.5 Avvikling av kundeforhold
Utsteder kan uten hensyn til bestemmelser om oppsigelse og heving avvikle eller sperre avtaleforholdet med umiddelbar virkning dersom dette er nødvendig for at Utsteder skal kunne oppfylle plikter som er fastsatt i lov, regler gitt i medhold av lov eller pålegg fra offentlig myndighet eller domstol eller lignende. Utsteder har etter gjeldende regler plikt til å undersøke kundeforholdet og bruk av kontoen. Kunden/Kortholder skal på forespørsel opplyse om sin eller andres bruk av kortet.
9 ANDRE FORHOLD
9.1 Om avtalen. Språk. Elektronisk kommunikasjon.
Utsteders alminnelige vilkår er tilgjengelige på Utsteders nettsted. Norsk språk og valuta (NOK) benyttes i avtalen samt i annen kommunikasjon og varsler.
Kommunikasjon med og informasjon til Kunden/Kortholder vil skje ved elektronisk kommunikasjon, inkludert på e-post og gjennom Utsteders kundeportal. Kunden/Kortholder kan reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Der Kunden/Kortholder har samtykket til elektronisk kommunikasjon, anses en elektronisk melding å være kommet frem til Kunden/Kortholder når den er mottatt på e-post eller i kundeportalen. For meldinger om heving, oppsigelse, sperring eller liknende har Utsteder plikt til å sikre at Kunden/Kortholder har fått kunnskap om at meldingen er mottatt.
Ved eventuell teknisk justering av listepriser forbeholder Circle K seg retten til å justere rabattene tilsvarende.
9.2 Varsler
Ved mistanke om eller tilfelle av svik eller sikkerhetstrusler kan Utsteder varsle Kunden/Kortholder for eksempel via e-post eller på telefon.
9.3 Garanti
Eventuelle kundemidler dekkes av Utsteders garanti for kundemidler.
9.4 Personvern.
Ved signering og innsending av søknad samtykker Kunden/Kortholder til at Utsteder behandler personopplysninger i henhold til Utsteders retningslinjer for personvern. Retningslinjer for personvern finner man på circlek.no/personvern.
For kort som er knyttet til rammeavtaler med medlemsorganisasjoner eller leasingavtaler, vil Utsteder kunne oversende volum- og omsetningsdata per kort/ kortholder til medlemsorganisasjonen/leasingselskapet. Hensikten med denne databehandlingen er å gi medlemsorganisasjonene informasjon.
9.5 Informasjon om Circle K
Circle K Norge AS, registrert i Foretaksregisteret med organisasjonsnummer 914 766 451 og adresse Schweigaards gate 16, 0191 Oslo, ("Circle K") driver markedsføring og salg av petroleum, alminnelig utsalg fra bensinstasjoner samt utstedelse av betalingskort. Circle K kan kontaktes ved å oppsøke en av våre stasjoner, per brev til postboks 1176 Sentrum, 0107 Oslo, via nettsiden www.circlek.no/bedrift/kundeservice eller på telefon 22 96 24 00.
Circle K har konsesjon som betalingsforetak fra Finanstilsynet og er oppført i Finanstilsynets virksomhetsregister. Finanstilsynet kan kontaktes per post: Postboks 1187 Sentrum, 0107 Oslo, e-post: post@finanstilsynet.no eller på annen måte som oppgitt på nettsiden https://www.finanstilsynet.no/.
9.6 Klage
Dersom Kunden/Kortholder er misfornøyd, kan Utsteder kontaktes som angitt i punkt 9.5. Klager fra Kortholder vil besvares i et skriftlig dokument, og svar gis så snart som mulig.
Kunden/Kortholder skal så vidt mulig inngå i dialog med og sende klage til Utsteder før tvisten eventuelt bringes inn for andre organer.
9.7 Tvisteløsning og lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett og verneting.
APPENDIX TO THE GENERELLE VILKÅR - CIRCLE K FIRMAKORT, TRUCKKORT OG CIRCLE K EUROPE CARD: CONTROLLER-TO-CONTROLLER AGREEMENT
Preamble
The purpose of this agreement is to regulate the transfer of personal data within the meaning of Article 4 No. 2 GDPR from one controller to another controller. The two Contracting Parties who become parties to the agreement shall each decide independently on the purposes and means of data processing. This agreement is neither an agreement on commissioned processing within the meaning of Article 28 (3) of the GDPR nor an agreement on joint controllership within the meaning of Article 26 of the GDPR. The Contracting Parties are each distinct data controllers within the meaning of Art. 4 No. 7 of the GDPR.
The Contracting Parties agree that the cooperation shall respect and comply with the principles of data protection regulations. They mutually assure each other that they will fulfil the agreement in this sense and, if necessary, take account of future changes in the circumstances by applying general principles of good faith.
The data exchange shall happen between Circle K and Circle K Charge Reimbursement Program Customer, and the data exchanged shall be Card Holder personal data as specified in section 1 of this agreement. Depending on data flows between The Contracting Parties, both Circle K and Circle K Charge Reimbursement Program Customer may assume the role of data importer (recipient) and data exporter (sender). This agreement regulates the respective rights and obligations in a role-specific manner.
1. Subject matter and purpose of the agreement
Within the scope of this cooperation The Contracting Parties – Circle K and Charge Reimbursement Program Customer – shall process and transfer the personal data of Card Holders that is related to performance of the agreement. The personal data processed and transferred is described in 1.1 paragraph of this agreement (Categories of personal data).
This Agreement sets out the rights and obligations of The Contracting Parties and sets out rules for the handling of personal data.
1.1. Categories of personal data
The following categories of personal data (data categories) are transmitted (list/description of data categories):
• Name
• Surname
• Amount of KWh consumed
• Circle K issued payment card for B2B that is associated with the B2B client’s employee account
• Information on data subject’s relationship with Charge Reimbursement Program Customer
• Amount of NOK reimbursed to Card Holder
• Overview of reimbursement amount received Card Holder has received
1.2. Categories of data subjects
The following categories of data subjects are concerned by the processing:
• Customers of Circle K Charge
2. Definitions
This agreement is based on the defined terms of the General Data Protection Regulation (GDPR). This agreement should be easy to read and understand. To ensure this, the terms used are explained in advance:
2.1. Personal Data
Personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person (hereinafter "data subject"). A natural person shall be considered identifiable if he can be identified directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an on-line identifier or one or more specific characteristics expressing the physical, physiological, genetic, psychological, economic, cultural or social identity of that natural person.
2.2. Data subject
The data subject is any identified or identifiable natural person whose personal data are processed by the data controller.
2.3. Processing
Processing" means any operation or set of operations which is carried out with or without the aid of automated processes and which relates to personal data, such as collection, recording, organisation, sorting, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or association, qualification, erasure or destruction.
2.4. Restriction of processing
Limitation of processing is the marking of stored personal data with the aim of limiting their future processing.
2.5. Profiling
Profiling is any automated processing of personal data consisting of the use of such personal data to evaluate certain personal aspects relating to a natural person, in particular to analyse or predict aspects relating to the work performance, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, conduct, whereabouts or movement of that natural person.
2.6. Pseudonymization
Pseudonymisation means the processing of personal data in such a way that the personal data can no longer be attributed to a specific data subject without the provision of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organisational measures ensuring that the personal data are not attributed to an identified or identifiable natural person.
2.7. Data controller or data controller
The controller or data controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are laid down by Union law or by the law of the Member States, the controller or controllers may be designated in accordance with Union law or with the law of the Member States on the basis of certain criteria.
2.8. Processor of orders
Processor is a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller.
2.9. Data importer (recipient)
A data importer or recipient is a natural or legal person, public authority, agency or other body to whom personal data are disclosed, whether or not a third party. However, authorities which may receive personal data in the context of a specific investigation mandate under Union law or the law of the Member States shall not be considered as recipients.
2.10. Third party
Third party means any natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, the controller, the processor and the persons authorised to process the personal data under the direct responsibility of the controller or processor.
2.11. Consent
Consent shall mean any voluntary, informed and unambiguous expression by the data subject of his or her will in the particular case, in the form of a statement or other unequivocal confirmatory act, indicating that he or she consents to the processing of his or her personal data.
2.12. Card Holder
Card Holder means data subject that has registered to Circle K Charge and consented to Circle K Charge Reimbursement Service usage and is the party in possession of Circle K card issued to Circle K Charge Customer.
2.13. The Contracting Parties
Contracting Parties means both legal entities that are subject to this agreement, whereas one party is Circle K and other party is Charge Reimbursement Service Customer.
2.14. Charge Reimbursement Program Customer
Legal entity that is purchasing the Circle K Charge Reimbursement Service from Circle K.
3. Obligations of the parties
Compliance with processing principles
The Contracting Parties undertakes to comply with the processing principles set out in Art. 5 para. 1 GDPR throughout the entire period of processing and assures that it has taken suitable measures to this end. The processing principles are binding targets of the GDPR, which must be complied with in order to meet data protection requirements.
3.1. Lawfulness, fairness and transparency
The Contracting Parties undertake to lawfully process the personal data disclosed to it and to diligently and fully comply with any data protection transparency and information obligations arising from the processing. Contracting Parties undertake to inform data subjects about the processing in accordance with Article 14 of the GDPR. This obligation shall not apply if the data importer can assume that the data subject already has the information or that the provision of such information proves impossible or would require a disproportionate effort.
3.2. Purpose limitation
The Contracting Parties undertake to process the personal data disclosed to him exclusively for the purpose specified in section 1 of this agreement and not to carry out any other processing. Any intended processing for any other purpose shall be notified in advance to and agreed with the other party.
3.3. Data minimisation
The Contracting Parties undertake to reduce the amount of data records processed to the minimum necessary. In particular, Contracting Parties undertake not to enrich or link the data disclosed to it with further personal data.
3.4. Accuracy
The Contracting Parties undertake to the best of its ability to ensure the accuracy of personal data. Should one party discover incorrect or incomplete personal data, it shall inform the other party without undue delay.
3.5. Storage limitation
The Contracting Parties undertake to store the personal data disclosed to him only for as long as is necessary to achieve the purpose of the processing.
4. Integrity and confidentiality
The Contracting Parties undertake to have taken all appropriate and necessary technical and organisational measures within its sphere of influence to protect the personal data disclosed to it from unauthorised or unlawful processing and from unintentional loss, destruction or damage. The Contracting Parties shall ensure adequate security of the processed data at all times during processing.
The Contracting Parties will design the internal organisation within his area of responsibility in such a way that it meets the special requirements of data protection. They will take technical and organisational measures to adequately protect the data of Contracting Parties which meet the requirements of the General Data Protection Regulation (Art. 32 GDPR). The Contracting Parties shall take technical and organisational measures to ensure that the confidentiality, integrity, availability and resilience of the systems and services associated with the processing are maintained to an appropriate degree over time. This also applies in particular to the data transfer path.
5. Compliance with data protection obligations
The Contracting Parties shall, within the scope of their possibilities, cooperate with each other in fulfilling the obligations set out in Chapter III of the GDPR as well as in fulfilling the obligations set out in Articles 33 to 36 of the GDPR.
5.1. Fulfilment of information duties
The Contracting Parties undertake to comply with all information obligations relating to the processing, in particular those pursuant to Article 14 GDPR. This obligation shall not apply if The Contracting Parties can assume that the data subject already has the information or that the provision of such information proves impossible or would require a disproportionate effort.
5.2. Handling of data subject rights
The Contracting Parties undertake to deal fully and in a timely manner with any requests relating to rights of data subjects whose personal data have been disclosed to them.
5.3. Data breaches and data breach notifications
The Contracting Parties undertake to notify the data exporter of any data protection breach that is related to the Card Holder data and affects the performance of the main agreement of Charge Reimbursement Program as soon as it becomes aware of it. The Contracting Parties undertake to establish and follow a data breach response process and shall notify relevant data protection authorities and data subjects as per requirements of article 33 and 34 of GDPR.
6. Complaints from data subjects and cooperation with supervisory authorities
The Circle K Charge Reimbursement Program Customer shall promptly notify Circle K of any service-related complaints from data subjects in relation to such processing, as well as any service-related orders from supervisory authorities. The Contracting Parties shall cooperate to the best of their ability to take the necessary measures in relation to such incidents and shall assist each other in cooperating with supervisory authorities.
7. Entry and duration of this agreement
This Agreement shall enter into force only after both Circle K and Circle K Charge Reimbursement Program Customer have signed it and both Contracting Parties have provided Personal Data necessary for processing. This Agreement is in force for the validity of the Main Agreement. In the event of Main Agreement termination, this Agreement shall be terminated as well.
The retention periods for the data collected as a part of this program shall be defined by The Contracting Parties independently taking into account the relevant applicable legislations.
8. Liability
The Contracting Parties to this agreement are liable for their own actions relevant to data protection law. Each party shall be liable to the other party for direct damage caused by a breach of this agreement.
9. Third country transfers and data processing in third countries
If the personal data subject to this agreement shall be processed in third countries, the party responsible for such processing shall ensure that relevant safeguards are established with data receiver as per requirements of Chapter 5 of GDPR.