Vilkår for Kundeportal for bulk
1. Om disse vilkårene
Dette dokumentet inneholder vilkår som regulerer tilgangen til og bruken av Circle Ks («Circle K») kundeportal for bulk («portalen») for bedrifter («kunden»). Disse vilkårene vises og godtas når en bruker logger seg på portalen. Vilkårene oppdateres når ny funksjonalitet legges til i portalen. Alle brukere vil bli varslet om eventuelle endringer i vilkårene som påvirker deres bruk av applikasjonen ved at haken for godkjennelse av vilkårene fjernes.
2. Tilgang til portalen og sikkerhetsprosedyrer
Bruk av applikasjonen krever at kunden har et eksisterende forhold til Circle K, og at kunden har inngått en avtale med Circle K. Generell tilgang til applikasjonen gis når kunden skriftlig ber om én eller flere administratorbrukere for applikasjonen (via e-post eller et nettskjema) eller i et møte med representanter fra Circle K. Dette kontrolleres mot Circle Ks register over hvem som kan administrere de ulike kontoene, før Circle K gir tilgang. Hvis en kunde har bedt om tilgang til en bruker som ikke er registrert i Circle Ks systemer, vil Circle K ta kontakt med brukere med slike administratorrettigheter via e-post, for å avgjøre hva som er neste steg.
Etter at administratortilgang er gitt vil brukeren motta en e-post med en lenke til registrering. Brukeren må registrere seg i Okta via lenken, og etter registrering får brukeren tilgang til applikasjonen.
3. Om portalen
I portalen får en bruker tilgang til:
· eget kundeforhold
· tankoversikt
· leveringer
· å se og laste ned fakturaer fra Circle K, og se detaljer om fakturaene i portalen
· å legge inn bestilling på egne tanker
· mulighet til å se tanknivå, der dette er tilgjengelig
4. Sikkerhet
Administrator er ansvarlig for at ingen, herunder politi, Circle K eller andre ansatte i virksomheten, får tilgang til passord, for å unngå at uautoriserte personer kan utgi seg for å være administrator overfor Circle K. Passordet skal ikke noteres ned på en måte som kan forstås eller brukes av andre.
Circle K vil levere den avtalte tjenesten til kunden under forutsetning av at kunden til enhver tid har virusfritt tilfredsstillende IT-utstyr. Kunden er forpliktet til å sikre at deres sikkerhetsforanstaltninger, rutere og/eller brannmurer på sin side ikke blokkerer data til og fra portalen. Det er kundens ansvar å sikre at utstyr, programmer og internettforbindelse til enhver tid tilfredsstiller kravene Circle K stiller til bruken av tjenesten.
Det er administratorens ansvar å sikre at brukeres tilgangsrettigheter er oppdaterte og at tilgang fjernes for brukere som ikke lenger skal ha tilgang til virksomhetens data gjennom portalen.
5. Nøyaktighet av informasjon i portalen
Informasjonen i oversiktene er basert på data fra Circle Ks forskjellige systemer. Det kan forekomme forsinkelser i oppdateringen av data i disse oversiktene, for eksempel ved at informasjonen ikke er oppdatert på et gitt tidspunkt.
Utfra dette er de ulike oversiktene ment som veiledende informasjon. Detaljert og endelig informasjon fremkommer på kundens fakturaer.
6. Kommunikasjon fra Circle K
Circle K vil ikke sende reklame til kunden via e-post eller SMS basert på registreringen i portalen, med mindre kunden har gitt særskilt samtykke til dette. Circle K kan, hvor det er relevant, sende informasjon om endringer eller driftsavbrudd eller forstyrrelser i portalen til registrerte brukere via e-post eller SMS.
Circle K kan sende kopier av fakturaer eller rapporter fra portalen via e-post i de tilfellene brukeren har bedt om dette.
7. Forstyrrelser i applikasjonen
Planlagte eller ikke-planlagte forstyrrelser i driften kan forekomme. Circle K kan ikke holdes verken direkte eller indirekte ansvarlig eller erstatningspliktig, for skade eller tap, som er forårsaket eller påstås å være forårsaket i forbindelse med slike forstyrrelser.
8. Informasjonskapsler
Ved å bruke denne tjenesten samtykker kunden i Circle Ks bruk av informasjonskapsler («cookies»), se Cookies på www.circlek.no,
9. Opphør av tjenesten
Circle K kan når som helst velge å legge ned denne tjenesten midlertidig eller permanent.
10. Kontakt
Hvis en bruker eller kunde ønsker å stille spørsmål eller klage på portalen, kan vedkommende kontakte kundeservice via våre nettsider, via post eller på telefon. Noen henvendelser, for eksempel opprettelse av nye brukere eller tilgang til registrert informasjon skal sendes skriftlig.
11. Circle K personvernerklæring
Circle Ks personvernerklæring på www.circlek.no gjelder all behandling av personopplysninger gjort av Circle K i henhold til denne avtalen, med mindre annet spesifikt er avtalt.
12. Okta brukerdata
Retningslinjer for oppbevaring av brukerdata – brukerdata for brukere som har vært inaktive i 14 måneder, fjernes automatisk via et push fra portalen til Okta. Bare brukerdata som gjelder portalen vil bli fjernet fra Okta. Hvis brukeren har tilgang til andre applikasjoner i Okta vil disse forbli.
13. Finansielle data
Finansielle data for et selskap er tilgjengelig i Kundeportalen for bulk i 36 måneder.